「頭のいい説明「すぐできる」コツ―今日、結果が出る!」読了

頭のいい説明「すぐできる」コツ―今日、結果が出る! (知的生きかた文庫)

近頃、ユーザと要件調整とかで話をしていると、説明してもなんとなくしか分かってないようなリアクションを返されたり、
自分ではうまく説明したつもりでも、分かってもらえなかったり、
以前に説明した内容を忘れられていたりといったことがありました。
そこで、この本の登場だったわけですが、どうもこの本、新人〜3年目くらいの社会人をターゲットにした本のようで、
知ってる話が多かったです。
が、知ってる話だからこそ、改めて実践できているかどうかを問い直すのは良さそうです。

その中で実践したいなあと思ったのはこれ。

　メールの報告で、ぜひ覚えておきたい文章の構成があります。それは、「リマインド言葉」→「現在地」→「方向性」の三段構成です。

１．リマインド言葉
　何に関する話なのかを、相手に思い出させるための言葉が最初にきます。

２．現在地
　現在の状況を説明します。

３．方向性
　今後、どうするのか、どうなっていくのかについて、説明します。

例
１．「田中さんの欠勤が続いている件ですが」
２．「今日、本人から話を聞きました。体調不良もあるようですが、どうやらかなり仕事に悩んでいるようです」
３．「あまり深刻な状態にならないうちに、一度、この件で相談の時間をいただけますか？ご都合のいいときに声をかけてください」

毎週、自社に向けて報告書を書いたりしていますが、
最近、自分でイマイチな内容だよなあと思っていたので、
このテクニックを使って、見直そうと思います。
もちろん、日々送るメールも同様ですね。

書いてて思い出したけど、この3つのポイントってスクラム会議と同じですね。
メールに限らず、現状報告を求められたら、こうした観点で整理して伝えるよう意識しないといけませんね。

あと、うちの現場で頻繁に使われているのがこのテクニック。

　ここでは、「相手の自尊心をくすぐる言葉」を紹介しましょう。
　たとえば、その一つが、

　「一番先に相談したいんです」

　です。同じ効果を持つフレーズとして「まず聞いてもらいたくて来ました」というのもあります。これらのフレーズを聞いた相手は、「自分のところに真っ先に来てくれた」という印象を持つことになり、けっして嫌な気持ちにはなりません。

（中略）

　情報開示の時代となった今でも、この「情報を持っている＝特権」という意識はかなり多くの人に残っています。そういった意味で、相談を一番にする、つまり情報を真っ先に持っていくということ自体が、相手に対する尊敬の念を示すことになり、結果として説明を聞いてもらえる。ひいては「助けてあげよう」「協力してあげよう」と思わせるきっかけになっていくのです。

こう写経してみると、自分もこのテクニック使ってますね。
といっても、知らないことを、一番知ってそうな人に聞くってだけの話なんですが。
このテクニックを使う前提として、一番知ってそうな人を押さえておくか、
一番知ってそうな人につながる人を押さえておくって重要ですね。
一人じゃ仕事出来ませんもんね。